信息化助民营企业家实现世界级管理的梦想-江苏中彩印务有限公司
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信息化助民营企业家实现世界级管理的梦想

2014-6-6 10:27:01      点击:
       随着信息化管理的不断发展与深入,作为传统行业的印刷包装业已逐渐摆脱手工作业模式,进而向数字化印刷时代迈进。一直以来,印刷行业在印刷设备与照排软件的更新能力方面都具备绝对的优势,通常以引进大型化设备进行投资来驱动业务增长的趋势也越发明显。在全新业务模式下,印刷包装行业的发展前景极为诱人,被业界称为“朝阳企业”。
       但印刷包装行业在激烈的市场竞争环境下,采购货源的频繁短缺,销售价格的持续走低,生产品种的大幅增加、印刷数量的急剧锐减,交货周期的日益缩短,货款回笼的困难重重……所有这些问题都让企业管理人员倍感压力,企业寻求转型升级迫在眉睫。
       在成功转型的印刷包装企业的案例中,位于江苏丹阳黄塘镇技术密集区的江苏中彩印务有限公司的成功历程或许可以给同行更多的探索与思考。“企业间的竞争最终是管理水平的竞争,信息化管理能有效地提升生产力的水平,并带动产业不断升级,这也是印刷包装企业寻求发展的最佳途径。”这是董事长焦小林在采访时向我们讲述的成功之道。      

千里之行,始于足下——追寻梦想 

        江苏中彩印务有限公司创建于1994年,现已发展成为拥有占地面积15万平方米、建筑面积8.6万平方米、固定资产3.6亿元、年生产能力达12亿元的印刷企业。公司现有员工650人,其中专业工程师、技术人员68人,形成胶印、凹印、柔印、烟包、外贸卡片五大生产线。全封闭式的车间,适宜的温度、适度,10万级无菌生产控制,公司现已通过BSI的ISO9001:2000质量体系认证和14000环境体系认证、OHSAS18001职业健康安全管理体系认证、HACCP食品安全控制体系认证、美国食品安全AIB认证、美国ICTI国际玩具认证、QS认证及迪斯尼、麦当劳、飞利浦、ITS、沃尔玛的社会责任认证。
       公司一直坚持“以客户为焦点,以人才为基石,以环保为己任,全员参与,凭质量求发展,凭管理获效益,凭信誉争市场”的经营理念,以“诚信守法,精益求精,预防污染,持续改进”为指导方针,现已与五十多家外资、外商投资企业建立了长期的合作伙伴,并成功成为世界500强麦当劳、肯德基、卡夫、飞利浦、高露洁、宝洁等公司的指定包装供应商。
       在谈及中彩的发展历程时,董事长焦小林无不感慨。公司1994年成立之初,主要以经营酒类包装产品为主,但由于国家税收政策的不断调整,企业开始寻求转型。1999年一个偶然的机会,中彩开始涉足与世界500强的客户打交道,随着销售量的不断攀升,企业发展开始步入正轨。新设备的不断引进、厂房的不断扩建,在硬件设施方面公司已具备较好的优势,但管理模式却相对滞后,尤其是与供应商、客户间的沟通与交流存在一定的障碍,手工操作的生产模式让中彩失去了很多机会,一场信息化管理转型的变革势在必行。
       “利用信息化系统的运作,规范生产流程,优化供应链,进而整合行业资源,实现企业的管理升级,向国际化进军。”这位睿智的民营企业家胸怀更大的追求与梦想,他希望通过现有的设备优势与世界级的信息化管理模式相结合,进一步实现中彩的发展与腾飞。  

  "133556”诠释信息化,45分钟拍板选型

       印刷包装行业一般采用“订单拉动式”的业务模式,即企业的生产计划均来源于客户订单,按订单进行生产。但由于客户订单数量大且不重复,而且工序多、周转快,尤其对产品报价、属性、出入库状态等方面的要求较高,无疑要求企业应不断提高集成化管理,并能够准确提供采购、生产、销售、财务四大模块的数据。
       基于“信息化管理”的设想,中彩把目标集中在国内外多家权威的软件商,但用友资深顾问邓宁的45分钟信息化表述,让董事长焦小林当场拍板。回想这段经历,双方至今记忆犹新。
       邓宁用“133556”简单的诠释了公司从采购到付款的流程:“1是指一个流程;3是指三个阶段,即计划、控制、分析;另一个3是指三个流,即信息流、资金流、物流;5是指采购涉及的五大部门,即计划、采购、质量、库存、财务;另一个5是指五大要素,即单据、物料、发票、现金、凭证;6是指六大难题,即为什么采购?为什么采购这么多?为什么现在采购?为什么选择这家供应商?为什么收料?为什么付款?采购到付款流程的本质是为解决这六大难题,前三个是计划问题(效能),后三个是控制问题(效率)。软件供应商解释了传统模式无法解决的问题,其清晰的思路与透彻的分析,让董事长焦小林看到了中彩信息化管理的思路与方向。同时,用友也把对中彩的服务看作样板工程,初涉印刷包装行业的用友格外珍惜此次的合作。

共性管理,个性运作,实现行业领跑

       在使用用友软件之前,中彩也曾尝试使用行业类型的软件,但其片面强调的个性管理却无法与国际接轨,更无法满足中彩日益发展的需要,由于此次软件使用以失败告终,让企业整个管理高层99%的领导不赞成二次上线信息化管理,这让董事长焦小林颇感为难。经过三个多月的调研与分析,公司各部门也在焦董的领导下逐步接受并成功实施信息化操作。与用友合作让中彩成功转型,也让中彩的信息化管理进入新的里程碑。
       与行业软件强调的个性、行业性管理的思想不同,用友U8系统更强调共性管理、个性运作的管理思路。中彩的发展趋势要求其具备国际化的管理理念与方法,但同时行业特性也要求其具备印刷包装业特有的管理流程与方式,因区域环境、地理文化、员工素质等因素的不同要求中彩应该坚持共性管理为基础,个性运作为目标,寻求适合中彩发展的信息化平台,进一步实现行业的领跑。
    双方通过建立责任约束考核机制,分阶段、分项目层层跟进,董事长焦小林对这种工作方式比较满意,并强调:“信息化的有效运作需要双方共同努力才能成功,双方应明确权责,定期收集问题,并及时反馈,保持有效的沟通与协作,确保中彩信息化运作的畅通。”

实现信息化管理,中彩迅猛发展

       该项目自08年6月正式实施起至09年8月全面验收,历时14个月,先后实行并完成覆盖财务总账、应收、应付、固定资产、采购、销售、库存、VMI代管、存货核算、物料清单、需求规划、生产订单、车间管理、人事管理、成本管理等业务模块,实现了中彩全面信息化管理的模式,有效地控制了生产成本,规范了业务流程,为中彩带来了巨大的经济效益。
       谈及信息化管理带来的效益,董事长焦小林颇感欣慰:“通过用友U8系统,中彩在基础信息的收集、基本业务流程的监控、内部生产控制等方面趋于规范化、标准化,实现了人、财、物、供、销、运输数据的整合以及信息流、资金流、物流的有机结合,中彩的整体运营得到有效提升。”流程的进一步优化,使得企业内部上下由原来的99%反对转变为100%的支持,观念的转变,迅速推动企业在采购、生产、销售、服务、财务、人事等环节与供应商、客户紧密衔接,形成有效的信息通道,实现了供应链的优化与客户资源的整合。通过信息化的管理,使中彩在市场竞争中反应度更灵敏,在产业链内更具备竞争优势,在行业发展中也更加迅猛。”
在利用信息化管理的优势方面,焦董阐述了自己颇为独到的见解:

控制生产成本,灵活准确报价

       在接到业务订单时,按客户要求,及时在报价系统内输入产品名称、尺寸、数量、拼数、拼板尺寸、预计合格率、包装方式、耗用材料明细、生产工序及其对应的生产设备及工艺资料等信息,然后结合折旧、人工、水电、利息、税金和其他公摊费用等因素计算产品成本,在考虑产品的目标毛利率以后得出产品报价。可以说报价系统是中彩经营的源头,与传统手工报价估价难、准确性差等因素相比,系统报价在成本控制方面意义深远而重大。
       一般系统成本报价,主要包括直接材料成本、印前、印刷、印后的加工成本、包装运输费用及管理费用等相关费用构成。系统报价相对简单且准确,不但能够满足客户需求,进一步明确印刷工艺路线,而且其报价结果也成为产品计划成本、控制成本与考核成本的依据。同时,大量的相关产品的参考数据,在保证产品质量与生产决策方面也起到不可低估的作用。

       订单生产完工后,通过成本报表能够查询到实际耗用的材料成本、人工费用、制造费用,并将实际成本与计划成本进行差异化分析,以便更好地指导产品报价,同时有效地控制产品成本。

明确物料需求,规范产品档案

       在接到客户的不同订单后,往往会同时生产不同产品,且每种产品的工序都不尽相同,在物料管理方面,生产原料也相对比较复杂,尤其是涉及纸张、油墨、辅料等品种型号比较繁多。借助用友ERP系统,通过对客户订单的产品工艺进行分析,及时录入物料表、配套表,并自动生成相应BOM,并与报价单紧密相连,为工单领料提供比较准确的信息,同时也实现了对半成品状态、产品出、入库状态的及时了解与掌控。

绩效人工考核,核算员工薪资

       完成生产订单后,将利用系统完成工序统计与工人工资核算。与传统手工核算工资不同,在系统内核算工资相对简单,统计员也从原来的20多个减少到现在的2个,节约了公司的人力和物力。

       各工序完工后,会在系统内输入完工单,通过维护原因页与员工页,输入产品的合格品及坏片的数量,以及员工的实际完工量、工价、员工系数,自动完成产品合格率与工人工资的核算,另外在奖罚方面,可输入工资奖罚单进行维护,月末在实际工资中予以兑现。通过系统的优化升级,在人员管理方面能够及时得到监控,有效地保证了生产的正常运行。

优化集成网络,掌控资金运营

       资金的有效运作与快速回笼是企业运营的基础,焦董在谈到资金管理时感慨良多:“资金链的流畅与否关乎企业的命脉,企业的信誉与良性运作全靠资金的有效支撑,有效运用资金流是很幸福的事情。”“幸福”也许是中彩不断发展与进步的最大感受。
       通过对应付账款、应收账款、账龄分析、送货、退货等方面的有效查询,及时掌控资金的盈余与短缺情况,利用财务数据进一步优化上下游供应商的集成网络,不断优化采购渠道,为客户提供优质、满意的服务产品。
       通过诚信合作,实现合作双方的共赢,这也不难解释中彩为何能成为保洁进入中国20年来成为其在中国地区包装领域指定供应商的原因,管理能力的提升是企业竞争优势的最大保障,这也是中彩董事长焦小林追求世界级管理梦想的初衷。
       后记:在谈及经济危机给行业和中彩带来的影响时,焦董表示信心十足,他透露:“因供应链的差异性,中彩与同行的客户群可能略有不同,高端客户在抵抗风险方面的能力较中低端客户相比较强,作为业务补充,中彩会向国际中端、国内高端客户进军。诸如09年公司相继开发的新客户五粮液、茅台、郎酒、泸州老窖、江苏“三沟一河”等国内高端用户,信息化管理的稳健让中彩有信心去面对困难与挑战。
       在谈及近年来取得的成绩方面,焦董对中彩能够获得BSI全球认证的“最佳供应商”这一殊荣感到很自豪,也希望中彩通过自身的不断创新与发展,能够成为世界级企业供应商的优秀代表。
       我们真诚地祝福中彩在用友的陪伴下,越来越好!